ペーパーレス化ソリューション

ペーパーレス化ソリューション

文書保管スペースを削減でき、コスト削減に直結するペーパーレス化。紙の文書を電子化することで、いつでもどこでも迅速に目的の書類を閲覧できるため、ワークスタイル変革と生産性向上を両立できます。

ペーパーレス化に関するよくある悩み

紙の重要文書が膨大な量で、必要な情報へたどり着くのに時間がかかる

紙文書を電子化し、自動でタグ付けをすることで簡単かつ迅速に検索できます。

紙文書の保管スペース、会議資料の印刷など紙文書のコストがかさんでいる

文書を電子化し、会議資料は文書管理システムを活用してコスト削減に貢献します。

ファクス連絡が中心だが、受信集中時に見落としも多く機会損失になることも

ファクスの電子化・即時共有で、見積依頼を見逃さずタイムリーな対応が可能になります。最大化できます。

ペーパーレス化の必要性とは

企業活動を展開する際には、さまざまな文書が発生します。従来、重要な文書は紙での保存が義務づけられていました。そのため、ファイリングをしたうえでキャビネットや書架、書庫などに保管する必要があり、企業規模によってはそのスペースを別途確保しなければなりませんでした。

しかし、2005年にe-文書法が施行され、紙で保存する必要があった書類を電子データとして保存できるようになりました。さらに、契約書や領収書などの国税関係書類を電子データで保存することを認めた電子帳簿保存法が2016年、2018年、2019年に改正され、現在では免許証や許可証といった現物性が極めて高いものなどを除き、ほぼすべての書類が電子化できるようになりました。

ペーパーレス化には、多くのメリットがあります。まず、セキュリティ面では、紙の紛失による情報漏洩リスクが減らせるほか、パスワードの設定などで閲覧者を制限することも可能です。

人数分の会議資料を準備するには、印刷コストだけでなく整える手間もかかりますが、そうした業務負担も軽減できます。文書保管スペースも不要となり、管理コストも削減できます。紙の消費量を減らすことで、環境負荷の低減にもつながります。地震や水害、火災といった災害による文書喪失リスクも回避できるため、BCP対策にもなります。

そして、電子化することによって目的とする文書へのアクセスが容易になります。検索すればいつでもどこでも閲覧できるため、業務効率化や生産性向上も期待できます。在宅勤務などのテレワークに対応できるため、働き方改革の後押しともなります。

富士ゼロックスのペーパーレス化ソリューションの特徴

文書管理・検索が容易に

  • 文書管理が大幅に効率化します。複合機のスキャン機能で電子化するだけでなく、文書をタグ付けすることで検索性が大幅に向上。基幹システムの画面から関連文書の検索・表示ができるほか、QRコードを付与した仕分けも可能です。
  • 重要・機密文書のやりとりで気になる情報漏洩リスクは、文書を電子化したのちクラウド型のストレージを利用することで低減できます。電子化した文書を暗号化することで、閲覧や編集の管理・制限やアクセス履歴を記録する仕組みも整えられます。

文書管理・保管コストの軽減

  • 用紙代や印刷代だけでなく保管スペースも不要となり、経費削減につながります。複数拠点間でファクス送受信が多い場合は、クラウド上に文書を格納する方法へ移行することで通信料金の削減もできます。
  • 複合機のスキャン機能を活用すれば、紙文書の電子化作業が簡易化します。事務作業の効率化もでき、工数削減によるコスト削減効果もあります。

スムーズな情報共有

  • ファクスをすぐに電子化して共有することで報告・連絡の抜け漏れを防ぎ、管理職の業務効率がアップします。

文書電子化作業の効率化

  • 電子帳簿保存法(e-文書法)に対応した文書管理システムで、証憑管理業務や取引先対応・問い合わせ対応を効率化し、経理関連業務の生産性向上を実現します。
  • 複合機と文書管理ソフトウェアを活用することで、電子化ルールの統一化・確実性の向上を図ることができます。そのため、紙文書が大量のため電子化をスモールスタートする場合も、ペーパーレスオフィスへ移行しやすくなります。

富士ゼロックスが提供するソリューション

導入後の効果・実績

株式会社百五銀行 様

北陸銀行 様

さわやか信用金庫 様