ペーパーレス化ソリューション
ペーパーレス化に関するお悩みを解決します
ペーパーレス化に関するお悩み
- ・文書管理・検索
- ・情報共有
- ・文書管理・保管コスト
- ・文書電子化作業の効率化
文書管理・検索
- 必要な文書を検索するのに時間がかかる
- 紙文書はファイリングに手間と保管場所が必要に
- 報告のヌケモレがすぐに分からず確認に時間がかかる
情報共有
- 機密性が高い情報を共有したいが情報漏洩が気になる
- 受信した紙のFAXの情報共有に抜けもれが発生する
- 電子文書の情報共有は進んできたが紙文書の共有が進んでいない
文書管理・保管コスト
- 紙文書の保管コスト/スペースが多くかかってしまっている
- 文書の管理には大きな労力・コストをかけられない
- 会議資料の印刷コストや郵送費用など情報共有コストがかさんでいる
文書電子化作業の効率化
- 将来的な電子原本化を視野に入れつつスモールスタートを図りたい
- 電子化する際の事務作業が煩雑で電子化が進まない
- e-文書法に対応したい
文書管理・検索
こんなことでお悩みではありませんか？
- 必要な文書を検索するのに時間がかかる
- 紙文書はファイリングに手間と保管場所が必要に
- 報告のヌケモレがすぐに分からず確認に時間がかかる
こんな解決策があります
電子化だけでなく文書管理・検索性の向上も視野に
文書を電子化すれば、検索性が上がり、ファイリングの手間や保管場所も不要です。
ペーパーレス化は、通常の紙文書の管理が大幅に効率化します。電子化の作業も、複合機のスキャン機能を利用することで効率的に。文書の簡単な関連付けを行うことにより、基幹システムの画面から関連する文書を検索・表示することもできます。また、QRコードを付与するなどして文書の仕分けも可能になります。
電子化により作業効率がアップすれば、大切なお客様をお待たせすることが減り、リードタイムを削減できます。また、各支店からの報告のファクスも電子化文書として即座に共有すれば、報告の抜けもれも防ぐことができ、報告を受ける側の業務を効率化することもできます。
情報共有
こんなことでお悩みではありませんか？
- 機密性が高い情報を共有したいが情報漏洩が気になる
- 受信した紙のFAXの情報共有に抜けもれが発生する
- 電子文書の情報共有は進んできたが紙文書の共有が進んでいない
こんな解決策があります
重要・機密文書の情報共有は「ペーパーレス化」と「セキュリティ強化」がカギに
日々の業務の中で発生する重要・機密文書のやりとりにおいて欠かせないセキュリティは、電子化された文書においても、紙文書同様に重要です。ポイントは、情報共有をスムーズに進めるための「ペーパーレス化」と、それを安全に行うための「セキュリティ強化」です。
| クラウド型のストレージ利用 |
「ペーパーレス化」と「セキュリティ強化」を同時に実現する方法として、クラウド型のストレージ利用があります。社外のプロジェクトメンバーとも円滑に、安全に情報共有が可能になります。 |
| 電子化文書のセキュリティ対策 |
電子化文書を暗号化し、閲覧や編集などを管理・制限したり、操作履歴を記録したりする仕組みを作ることができます。 |
| 複合機と連携するフォルダ |
複合機と連携するフォルダで、社外の登録メンバーとの共有を行うことが可能です。 |
| ファクスのペーパレス受信 |
紙のファクス受信文書でよく生じやすい共有の抜けもれ・遅延した課題については、ペーパーレス受信で解決できます。 |
文書管理・保管コスト
こんなことでお悩みではありませんか？
- 紙文書の保管コスト/スペースが多くかかってしまっている
- 文書の管理には大きな労力・コストをかけられない
- 会議資料の印刷コストや郵送費用など情報共有コストがかさんでいる
こんな解決策があります
ペーパーレス化で文書管理・保管コスト削減を
文書管理や保管には時間もコストも大幅にかけられないのが実状です。ペーパーレス化で文書管理・保管コストを削減することができます。
| 紙文書の電子化 |
スキャンによる紙文書の電子化（ペーパーレス化）を図ることで、用紙代やプリント料金が不要になるとともに、保管スペースも不要となり、経費削減につながります。 |
| 電子化作業の簡易化 |
複合機のスキャン機能活用で、電子化作業の簡易化が可能です。画面を見ながら簡単に操作可能になります。事務作業の効率化にもつながり、工数削減によるコスト削減を実現できます。 |
| ファクス通信料金の削減 |
複数拠点間でファクスの送受信業務を行っている場合は、送信する代わりにクラウド上に文書を格納すれば、通信料金の削減にもつながります。 |
| 会議資料の印刷・郵送コスト削減 |
会議資料の印刷や郵送コストがかかる場合、出席者全員が文書管理システムから会議資料のファイルを取得するペーパーレス会議が一つの解決策です。 |
文書電子化作業の効率化
こんなことでお悩みではありませんか？
- 将来的な電子原本化を視野に入れつつスモールスタートを図りたい
- 電子化する際の事務作業が煩雑で電子化が進まない
- e-文書法に対応したい
こんな解決策があります
電子化作業の効率化には、電子化ルールの統一が近道に
紙文書を電子化する、ファクスをペーパーレス化するなどの電子化は、大きな業務効率化につながります。
しかし、大量の紙文書があり、電子化する人たちが複数いる場合の電子化作業は、作業そのものの簡易化も重要です。
誰でも画面の案内に従えば簡単にルールに沿った電子化ができるようにするためには、複合機と文書管理ソフトウェアの使用で、電子化ルールの統一化・確実性の向上を図ることが大切です。
電子化ルールがしっかりと守られれば、一部の電子化から将来的なペーパーレスオフィスへの準備となります。
また、e-文書法に準拠し、情報共有基盤としても利用可能なシステムの構築を行うことも重要です。それに伴い、電子化、原本化、保管業務など、e-文書法対応業務の効率化も視野に入れたいものです。
- この課題に関するソリューション一覧
| ソリューション名 |
概要 |
| スキャン to クラウド |
定型文書のファイリングや活用に不便を感じたことはありませんか？かんたんなスキャン操作で電子化した文書をクラウド上に格納できます。
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| 電子帳簿保存法(e-文書法)対応ソリューション |
電子帳簿保存法(e-文書法)への対応に向け、技術要件をカバーする情報共有基盤の構築を実現します。対応に必要な業務（電子化、原本化、保管業務など）の効率化を図ります。
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| 帳票発行・管理業務効率化 |
帳票発行業務で、得意先用と自社の控え用に二重で印刷していたところを、控え用の帳票を電子化することによって印刷コストを削減できます。電子化した控え用の帳票は、自動で得意先や発行日ごとなどに仕分けて保存されるため、管理・検索工数を削減できます。
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| Denshi-Penによる手書き情報のデータ入力容易化ソリューション |
Denshi-Penを用いると、「ペンで紙に書く」という誰もが慣れ親しんでいるやり方を変えることなく、手書きした情報を簡単かつ迅速にデータ化することができます。
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| System i(AS400)からの基幹帳票電子化 |
AS400帳票出力ソリューションで、紙に印刷した帳票と同じイメージで電子ファイルに保存することができます。紙帳票の電子化により、印刷や保管にかかるコストを大幅に削減できます。
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| 帳票アプリケーションからの基幹帳票電子化 |
帳票アプリケーションで、紙に印刷した帳票と同じイメージで電子ファイルに保存することができます。紙帳票の電子化により、印刷や保管にかかるコストを大幅に削減できます。
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| 基幹業務の証憑電子化 |
複合機を利用して、証憑類を電子文書化。電子化した文書を格納する文書管理システム、基幹システムと連携させるソリューションを提供、文書とデータの連携にはQRコードやバーコードを利用します。
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| ペーパーレス会議 |
出席者 全員が文書管理システムからファイルを取得し、ペーパーレス会議に利用する事ができます。会議資料の作成・閲覧・管理におけるペーパーレス運用を行い、業務の生産性向上を実現できます。
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導入事例
文書電子化作業の効率化
文書電子化作業の効率化
AIU保険会社様
保険金支払いに関連する帳票標準化と帳票発送業務の集中管理によって効率化を実現
和光電気株式会社様
複合機による基幹出力やファクスのペーパーレス化により、「環境対応」を促進
文書管理・保管コスト削減
文書管理・保管コスト削減
KYB株式会社様
国内グループ会社を含む10社31拠点を対象にドキュメント関連業務を可視化
RTA様
出力機器に関するエネルギー消費量を25％削減
岐阜県瑞穂市役所様
DocuWorksとDocuHouseの導入により2年間で37万枚の用紙削減
文書活用の効率化
文書活用の効率化
AIU保険会社様
保険金支払いに関連する帳票標準化と帳票発送業務の集中管理によって効率化を実現
情報セキュリティ
情報セキュリティ
日美商事株式会社様
ネットワーク環境を”アウトソース化”し、情報セキュリティを効率的に強化
保管コスト・情報共有コスト
保管コスト・情報共有コスト
KYB株式会社様
国内グループ会社を含む10社31拠点を対象にドキュメント関連業務を可視化
AIU保険会社様
保険金支払いに関連する帳票標準化と帳票発送業務の集中管理によって効率化を実現
全体最適化
全体最適化
岐阜県瑞穂市役所様
DocuWorksとDocuHouseの導入により2年間で37万枚の用紙削減
複合機の出力コスト
複合機の出力コスト
ポイリー社様
どこでもプリントの導入でセキュリティを強化しユーザーのプリント行動を可視化
RTA様
出力機器に関するエネルギー消費量を25％削減
岐阜県瑞穂市役所様
DocuWorksとDocuHouseの導入により2年間で37万枚の用紙削減
業務運用のコスト
業務運用のコスト
AIU保険会社様
保険金支払いに関連する帳票標準化と帳票発送業務の集中管理によって効率化を実現
その他
その他
有限会社前橋京和商会 様
ペーパーレス化と複合機の連携によってFAX受注業務を大幅に効率化。「より早くより正確に」さらなる競争力アップを目指す
株式会社京都銀行 様
最適なインテグレーションにより不動産担保評価業務の完全ペーパーレス化を実現。営業店の評価依頼工数を９割削減し、評価業務効率は1.5倍に
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ペーパーレス化ソリューション一覧
購買・調達部門向け
品質管理部門向け
物流部門向け
営業部門向け
業務効率化
| ソリューション名 |
概要 |
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買掛金管理自動化支援ソリューション
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請求書処理の申請から承認、保管までの一連の文書ライフサイクルや、各会計管理システムとの連携による総合的な業務効率化を支援します。
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帳票情報抽出ソリューション
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データエントリー業務効率化による作業工数削減とリードタイム短縮を実現します。
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先使用権対応ソリューション
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技術文書にタイムスタンプを付与し、文書管理システムによって関連文書を紐付け管理することにより、電子媒体による先使用権立証を可能とし、知的財産管理業務の生産性向上を実現します。
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貿易帳票管理ソリューション 通関業向け スタートモデル
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輸出/輸入業務で発生する通関書類の管理業務の改善と関税局が推進する通関書類の原則電子化に向けた業務効率化を実現します。
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帳票発行・管理業務効率化
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帳票発行業務で、得意先用と自社の控え用に二重で印刷していたところを、控え用の帳票を電子化することによって印刷コストを削減できます。電子化した控え用の帳票は、自動で得意先や発行日ごとなどに仕分けて保存されるため、管理・検索工数を削減できます。
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QR活用による紙文書の運用効率化
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人材派遣：契約書仕分けの迅速化/契約書管理の効率化、金融：見積書仕分けの迅速化/見積書管理の効率化を図ります。
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Denshi-Penによる手書き情報のデータ入力容易化ソリューション
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Denshi-Penを用いると、「ペンで紙に書く」という誰もが慣れ親しんでいるやり方を変えることなく、手書きした情報を簡単かつ迅速にデータ化することができます。
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情報セキュリティ
| ソリューション名 |
概要 |
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PDF タイムスタンプ for DocuWorks
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紙文書に比べ容易に改ざんでき、改ざんされたか否かの判別が難しい電子文書に、タイムスタンプを活用することで、日付・非改ざん性証明を可能とし、電子文書の証拠としての証明力・信頼性を高めることができます。
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ファクス誤送信抑止（日本オプロ「F抑/F歴」連携）
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送信が許可された宛先のみを表示させ、宛先を選択させることで、送信番号の入力ミスを防ぎます。ワークフローに準じた承認機能を使い、第三者による送信文書のチェックを行うことも可能です。
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ファクス誤送信抑止（エイセル「DocWays SafetyFAX」連携）
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DocWays SafetyFAX連携ソリューションでは、操作ミスによる誤送信抑止効果に加え、認証機能、送信文書イメージ自動保存機能を活かし、情報流出への監視効果を発揮します。
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基幹業務の証憑電子化
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複合機を利用して、証憑類を電子文書化。電子化した文書を格納する文書管理システム、基幹システムと連携させるソリューションを提供、文書とデータの連携にはQRコードやバーコードを利用します。
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簡単ソリューション
| ソリューション名 |
概要 |
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受信ファクス文書一斉メール送信
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受信ファクス文書の情報共有・展開が遅れ、業務に支障をきたしたことはありませんか？受信ファクス文書の一斉メール配信によりリアルタイムで情報共有できます。
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受信ファクス文書格納・回付
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ファクス受信に気づくのが遅れたため、お客様にご迷惑をかけたことはありませんか？受信ファクス文書の電子化と自動振り分けで対応がスピードアップします。
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受信ファクス to クラウド
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外出中、事務所に届いているはずのファクス内容を出先から確認したいと思ったことはありませんか？外出先からでもファクス受信文書が閲覧できます。
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スキャン文書格納・回付
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緊急ファクス文書が他のファクス文書に埋もれてしまい、対応が遅れてしまったことはありませんか？スキャンを活用した報告で迅速な対応が可能になります。
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スキャン to クラウド
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定型文書のファイリングや活用に不便を感じたことはありませんか？かんたんなスキャン操作で電子化した文書をクラウド上に格納できます。
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情報システム部門向け
| ソリューション名 |
概要 |
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DocuWorksで始める簡易文書管理
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文書の「保管」や「活用」を複合機とソフトウェア「DocuWorks」により支援します。ソフトウェア「簡易スキャンツールfor Apeos」および「文書属性プラグインfor DocuWorks」を活用したご提案です。
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DocuWorksによるオフィス・ペーパーレス化ソリューション
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スキャンした文書や、Webページ、Microsoft® Word、Excel® 、PowerPoint®、画像や各種データなど、異なるアプリケーションからなる様々な文書を簡単に一元管理することができます。
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その他
| ソリューション名 |
概要 |
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かんたんデータエントリサービス
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複合機とクラウドを活用し、OCRやAIの活用を最大化させる業務効率化サービス「かんたんデータエントリサービス」は各現場で発生している紙に依存した業務をデジタル化します
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電子サインソリューション
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クラウド型電子サインサービス ｢Adobe Sign｣(アドビシステムズ社提供)と富士ゼロックス文書管理システムの導入により、これまで紙での捺印受領行為により発生していたリードタイムを大幅に短縮するとともに、証憑類の保管、検索工数の低減を図ります。
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ドキュメント・アウトソーシング・サービス
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日常的に発生するドキュメントの電子化・属性付与・管理を行い、情報へのアクセス性を高めることで意思決定や取引に要する時間の短縮化を支援します。
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文書管理活用（デジタルマトリックス「idDesk」連携）
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ApeosPortシリーズからスキャンした文書をDocuWorks文書に変換し、そのまま直接idDeskの任意のフォルダーに登録。メンバー全員で、すぐに情報を共有できます。
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System i(AS400)からの基幹帳票電子化
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AS400帳票出力ソリューションで、紙に印刷した帳票と同じイメージで電子ファイルに保存することができます。紙帳票の電子化により、印刷や保管にかかるコストを大幅に削減できます。
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帳票アプリケーションからの基幹帳票電子化
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帳票アプリケーションで、紙に印刷した帳票と同じイメージで電子ファイルに保存することができます。紙帳票の電子化により、印刷や保管にかかるコストを大幅に削減できます。
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帳票アプリケーションからのFAX自動送信による業務改善
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エイセル株式会社「DocWays」と複合機との連携により、帳票アプリケーションで生成された帳票をFAXに自動送信します。帳票データ中の宛先番号を読み取ることにより、宛先を自動的に設定します。
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System i(AS400)からのFAX自動送信による業務改善
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エイセル株式会社「DocWays」と複合機との連携により、端末エミュレーターで生成された帳票をFAXに自動送信します。紙に出力する必要がなくなり、印刷用紙を大幅に削減できます。
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ペーパーレス会議ソリューション
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出席者 全員が文書管理システムからファイルを取得し、ペーパーレス会議に利用する事ができます。会議資料の作成・閲覧・管理におけるペーパーレス運用を行い、業務の生産性向上を実現できます。
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電子帳簿保存法（e-文書法）対応ソリューション
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電子帳簿保存法(e-文書法)への対応に向け、技術要件をカバーする情報共有基盤の構築を実現します。対応に必要な業務（電子化、原本化、保管業務など）の効率化を図ります。
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Working Folderで始めるファクス業務の効率化とTCO削減
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クラウド型のストレージサービスであるWorking Folderと富士ゼロックスの複合機を連携することで、ペーパーレスファクス受信環境を簡単に構築します。
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基幹連携FAX送信ソリューション
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基幹システムからデータを受け取り、注文書などの帳票を生成、取引先に対してファクスを自動送信します。確実な送信環境を整え、発注業務の一元化を実現します。
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EDI連携FAX送信ソリューション
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EDIシステム「ACMS」からデータを受け取り、注文書などの帳票を生成、EDIを介して発注できない取引先に対してファクスを自動送信します。
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