RPA

RPA導入を成功させるポイントと導入事例

RPA

RPAとは(概要)

少子高齢化が進み、生産労働人口が減少している日本。現在、限られた労働力を有効に活用し、生産性を向上させるためにさまざまな手段が講じられています。そのひとつがRPA(Robotics Process Automation:ロボットによる業務効率化)です。
RPAとは従来、人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウェアのロボットにより自動化し、人間の手で行う作業の負担を減らすものです。比較的に低コスト・短期間で導入できるため、現在すでに多くの企業で導入されています。

総務省の定義によると、業務の効率化や自動化にはロボットの判断力や自己学習機能によって、3つの段階があります。RPAは、その第一段階にあたります。

Class1:RPA(Robotics Process Automation)

「定型作業の自動化」
定められた方法の通り、自動的に作業を行う。例外的な作業は対応できない

Class2:EPA(Enhanced Process Automation)

「一部非定型作業の自動化」
定型作業で例外的な処理を一部、自動化する。AIの機械学習により、判断や回答が可能な部分もある

Class3:CA(Cognitive Automation)

「高度な自律化」
AIの活用により作業の自動化だけでなく、分析、改善、意思決定まで行う

出典元:総務省 RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)(総務省のWebサイトへ移動します)

RPAの導入メリット

RPAを導入することにより、以下のメリットを得ることができます。

メリット1 業務の効率化

人間と異なり勤務時間の制限がなくいつでも稼働できるため、作業効率が向上。人間はコミュニケーションが必要とされる業務や、クリエイティブな仕事に集中できます。

メリット2 コストの削減

従来、複数の人間が行っていた単純作業をRPAが代わりに行うことで、人件費などのコストを大幅に削減。当社の導入事例では、RPAソリューションを保険見直し本舗様に導入いただいた結果、事務処理にかかっていた工数を70%削減することに成功しました(出典1)。
また、総務省によるとつくば市では異動届出受理通知業務にRPAを導入した結果、年間約85時間から約14時間と、約83.5%の削減につながっています(出典2)。

出典1:定型業務自動化支援ソリューション(RPA導入支援)
出典2:総務省 地方自治体における業務プロセス・システムの標準化及びAI・ロボティクスの活用に関する研究会(第1回)事務局提出資料(総務省のWebサイトへ移動します)

メリット3 作業精度の向上

RPAは決められたルールに基づいて正確に作業を行うので、人間のようにミスを起こしにくくすることが可能です。

このようにRPAの特徴は「作業の効率化」と「業務の正確性」にあり、これらにより、人間は空いた時間を他の作業に充当することができます。
しかし大切なことは、作業の最終チェックや最終的な意思決定は従来通り、人間に委ねられているということ。RPAはあくまでも単純作業の省略化に貢献するものであり、最終的な判断や決定は人間に任されているということを心得ておくことが、RPA導入における成功の鍵と言えるでしょう。

RPA導入を成功させるポイント

RPAは、比較的低コスト・短期間で導入することができますが、導入したからといって、必ずしも効果が上がるとは限りません。なにより、どれだけ便利で有用なシステムでも、実際にそれを使う従業員に活用してもらえなければ意味がなくなってしまいます。
ここでは、RPA導入を成功させるために気をつけるポイントをご紹介します。

ポイント1 何を自動化するのか? 業務内容を明確化する

まずは、RPAに向いている業務(たとえば、人間の判断を必要としない定例業務)があるかを判断しましょう。RPAは反復作業を得意とする一方、クリエイティブな業務を担うことはできません。まずは、各部署で対象業務の詳細な業務量や業務プロセスを可視化してみましょう。また、RPAを利用してコストに見合った成果を得られるのか計算することも必要です。

ポイント2 スモールスタートを心がける

トラブルを回避し、リスクを最小にして効果を最大限にするため、まずは小さな業務からトライアル。その後、設計やテストを柔軟に行って、少しずつ精度を高めていきましょう。

ポイント3 社内にシステムを浸透させる

どれだけ便利なシステムでも、現場に即したものでなければ従業員に活用してもらえません。RPAについてのコンサルティングをする従業員を配置するなどして、できるだけ詳細に現場のリクエストを吸収し、従業員にシステムを活用してもらうよう心がけましょう。

RPAの導入なら富士ゼロックスにお任せを!

富士ゼロックスではこれまで多くの企業様に対してRPA導入をサポートしています。導入実績や知見を活かし、お客様の業務プロセス全体を俯瞰しながら、それぞれのお客様に最適なRPAをご提案しています。また、紙媒体を複合機でスキャンし、必要な文字情報をデータ化するサービスと連携することで、RPA活用をさらに推進することができます。
一般にRPA化しやすいのは、パソコンで繰り返し行う定型業務です。富士ゼロックスのRPA導入支援では、以下のような業務をサポートしています。

<ユースケース1>Excel集計/加工

CSV/Excelから必要なデータを取得し、Excelなどで加工・集計・グラフ化などを行うことができます。
業務例:営業実績/製造実績の取りまとめ、月報作成、社長/取締役への報告書作成、外出営業向け在庫情報の共有、受注残リスト/未納リストなどの取りまとめ

<ユースケース2>データ登録

CSVやExcelのデータを、Webシステムなどに登録することができます。
ロボットが量や時間に関わらず、ミスなく登録します。
業務例:生産日報/製造日報データの生産管理システムへの登録、受注データの販売管理システムへの登録、システム間のマスター更新登録、システム更新時のデータ移行

お客様導入事例

株式会社保険見直し本舗 様

業務フローを極限まで整備してRPAを導入。全社事務工数の『70%』の削減に成功。さらに文書電子化ソリューションによって、保険業法に適合した効率的なエビデンス管理体制も構築。

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