情報共有ソリューション

情報共有に関するお悩みを解決します

文書共有による業務効率化

  • 文書を活用するための文書整理・保管ルールがなかなか徹底できない
  • 文書の電子化は進めているが紙文書の共有ももっとスムーズに行いたい
  • 基幹システムの情報と紐づいた文書をすぐに確認できない

文書共有のコスト削減

  • ファクス文書の管理にコストがかかる
  • 文書作成に伴う保管・管理には大きな労力・コストをかけられない
  • 電子原本化により情報共有コストの削減を図りたい
 

業務プロセスの標準化

  • 受信したファクスの情報共有に抜けもれが発生する
  • 旧版のデータを利用してしまい手戻りやトラブルが発生する
  • 問い合わせ対応時に目的の文書が見つからずお客様を待たせてしまう

情報漏洩

  • 電子化した書類の社内外共有は情報漏洩のリスクがある
  • 模倣被害や預かり図面の流出による取引先からの信頼失墜を避けたい
  • 見積依頼や調達依頼の文書の受け渡し時のセキュリティリスクが気になる

文書共有による業務効率化

こんなことでお悩みではありませんか?

  • 文書を活用するための文書整理・保管ルールがなかなか徹底できない
  • 文書の電子化は進めているが紙文書の共有ももっとスムーズに行いたい
  • 基幹システムの情報と紐づいた文書をすぐに確認できない

こんな解決策があります

複合機活用で文書共有をスムーズに。業務効率化が実現
オフィスにおいて、文書を共有するには、複合機を活用する方法があります。スキャンを行い、紙文書は電子化することで紙文書の共有がしやすくなります。文書整理・保管ルール徹底にもつながります。

紙文書を複合機で電子化して共有 紙の資料を複合機からスキャンして電子化し、クラウド上で即座に共有する仕組みをつくります。個人保管されがちな紙資料も、電子化することで、他メンバーとの共有も可能になります。
関連する文書を検索・表示する機能の活用で共有が円滑に 基幹システムの情報と紐づいた文書を、すぐに確認したいという課題には、画面から関連する文書を検索・表示する機能を使えば、すぐに必要な文書を探し出し、スムーズな情報共有が行えます。
共有フォルダで協業メンバーと情報共有 スキャンした資料を任意のフォルダに登録することで、協業するメンバー全員が、情報の取り出し・アップロード・共有できる仕組みを構築することで、社外の協業者との情報共有も円滑に行えます。

文書共有のコスト削減

こんなことでお悩みではありませんか?

  • ファクス文書の管理にコストがかかる
  • 文書作成に伴う保管・管理には大きな労力・コストをかけられない
  • 電子原本化により情報共有コストの削減を図りたい

こんな解決策があります

文書の電子化が文書共有のコスト削減につながる
従来、文書を共有するためには、郵送・配送コストや、文書の保管コストがかかっていました。しかし、文書共有にそこまでコストや労力をかけることは、生産的ではありません。ポイントは「電子化」にあります。

紙文書の電子化・ファクスのペーパーレス化 文書共有のコスト削減を実現するには、紙文書の電子化や、ファクス受信文書の電子化、いわゆるペーパーレス受信などが有効です。従来の配送・郵送コストが削減できます。
電子化作業の簡易化による業務効率向上で工数削減 電子化作業の簡易化も重要です。文書スキャン時に複合機の操作パネルで画面をタッチすることで、属性を付与して自動的に仕分け保存するなど、文書管理のルールを周知せずに済み、管理の工数削減につながります。
e-文書法に準拠した電子化・電子原本化 e-文書法に準拠した文書管理システムでは、電子原本化による保管・情報共有コスト削減だけでなく、情報共有基盤として業務効率化やナレッジ共有の推進も図れます。

業務プロセスの標準化

こんなことでお悩みではありませんか?

  • 受信したファクスの情報共有に抜けもれが発生する
  • 旧版のデータを利用してしまい手戻りやトラブルが発生する
  • 問い合わせ対応時に目的の文書が見つからずお客様を待たせてしまう

こんな解決策があります

電子化により共有、旧版閲覧不可など業務プロセスの標準化が実現
業種によっては、ファクスを用いて情報配信・共有を行う場合があります。しかし、紙文書でのやりとりは、確認の遅延や漏れなどが起きるリスクがあります。

ファクスのペーパーレス化 大量のファクスを受信する場合、重要な緊急連絡が埋もれてしまう可能性があります。情報共有の抜けもれが起きないようにするためにも、ファクス受信文書の電子化は課題解決の近道です。
旧版データ閲覧不可設定などの文書コントロール 文書の仕分けや、電子化した文書の加工、回付、管理、配信した文書の記録管理、仕様変更した旧版の閲覧を不可にする文書コントロールにより、業務プロセスを標準化することで、ミスやトラブルを回避できます。
文書管理・検索性の向上によるお客様対応の迅速化 業務プロセスの標準化は、お客様対応のトラブル回避にも有効です。容易に探せなかった資料も、電子化による文書管理で、即座に必要な資料をお客様へ提示できます。

情報漏洩

こんなことでお悩みではありませんか?

  • 電子化した書類の社内外共有は情報漏洩のリスクがある
  • 模倣被害や預かり図面の流出による取引先からの信頼失墜を避けたい
  • 見積依頼や調達依頼の文書の受け渡し時のセキュリティリスクが気になる

こんな解決策があります

社内外共有による情報漏洩対策には幾重ものセキュリティ段階を
サプライヤーへの情報共有においては、セキュリティの確保が欠かせません。暗号化はもちろんのこと、文書配信後のアクセスコントロールなど、幾重にもセキュリティを高めることがポイントです。

電子化し共有ドロワーで情報共有 クラウド型のストレージに、協業するメンバーとの共有ドロワーを設定。登録した社内外のメンバーがドキュメントをアップロード、参照、ダウンロードできる環境を作ります。紙文書の共有による流出リスクが防げます。
ドロワーやフォルダへのアクセス権設定 協業者とのクラウド上での共有において、よりセキュリティを強化するために、ドロワーやフォルダに対して、「読み取り専用」「書き込み可能」のアクセス権を設定します。
暗号化・アクセス制限 社内外で共有するデータは、安全性の高い方式で暗号化される仕組みを持つことも大切です。その他、IPアドレスによるアクセス制限も一つの方法です。複数のセキュリティ施策を組み合わせることで強化します。

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導入事例

文書電子化作業の効率化

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介護報告の確認作業効率化と職員の事務作業軽減を実現し、介護サービスを向上

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複合機でのFAX受信業務の効率化により顧客への迅速なレスポンスを実現

文書管理・保管コスト削減

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文書活用の効率化

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文書のセキュリティ

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情報共有

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業務効率化の実現やスペースの有効活用に加え社員のITリテラシーも向上

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安全で効率的な情報共有が実現できる「Working Folder」を導入

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複合機の出力コスト

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ポイリー社様

どこでもプリントの導入でセキュリティを強化しユーザーのプリント行動を可視化

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超高速インクジェットカラープリンターにより需要が急増するデータプリントに対応

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会議資料の完全ペーパーレス化を実現し、職員の作業負荷を75%削減

業務運用のコスト

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その他

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橋本総業株式会社様

商品情報・経営方針などのコンテンツを全国支店に展開

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「GroupBoard + ApeosPort」で情報共有と業務改革に成功

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情報共有ソリューション一覧

設計・開発部門向け

ソリューション名 概要
技術伝承ソリューション

広義のナレッジ・マネジメントのコアとなるフレームワークであるSECIモデルに基づき、企業内の技術情報をナレッジとして蓄積し、国内・外への技術伝承をご支援します。

技術管理・生産準備部門

ソリューション名 概要
図面共有・生産指示ソリューション(生産指示用)

電子データと属性情報を管理できるソリューション。登録された属性情報から該当する図面を検索したり、CSVなどの情報をもとに一括検索をすることができます。

情報システム部門向け

ソリューション名 概要
DocuWorks業務支援ソリューション セキュア情報配信

Working Folder Plusなど弊社が提供するクラウドサービスを活用することで、技術情報や個人情報など機密性の確保が必要な情報を、安全に取引先へ配信する環境を提供します。情報漏えいのリスク低減や、セキュアな文書の配信工数を短縮します。

情報セキュリティ

ソリューション名 概要
DocuWorks業務支援ソリューション セキュア情報配信

Working Folder Plusなど弊社が提供するクラウドサービスを活用することで、技術情報や個人情報など機密性の確保が必要な情報を、安全に取引先へ配信する環境を提供します。情報漏えいのリスク低減や、セキュアな文書の配信工数を短縮します。

業務効率化

ソリューション名 概要
QR活用による紙文書の運用効率化

人材派遣:契約書仕分けの迅速化/契約書管理の効率化、金融:見積書仕分けの迅速化/見積書管理の効率化を図ります。

簡単ソリューション

ソリューション名 概要
受信ファクス文書一斉メール送信

受信ファクス文書の情報共有・展開が遅れ、業務に支障をきたしたことはありませんか?受信ファクス文書の一斉メール配信によりリアルタイムで情報共有できます。

受信ファクス文書格納・回付

ファクス受信に気づくのが遅れたため、お客様にご迷惑をかけたことはありませんか?受信ファクス文書の電子化と自動振り分けで対応がスピードアップします。

受信ファクス to クラウド

外出中、事務所に届いているはずのファクス内容を出先から確認したいと思ったことはありませんか?外出先からでもファクス受信文書が閲覧できます。

スキャン文書格納・回付

緊急ファクス文書が他のファクス文書に埋もれてしまい、対応が遅れてしまったことはありませんか?スキャンを活用した報告で迅速な対応が可能になります。

スキャン to クラウド

定型文書のファイリングや活用に不便を感じたことはありませんか?かんたんなスキャン操作で電子化した文書をクラウド上に格納できます。

その他

ソリューション名 概要
文書管理活用(デジタルマトリックス「idDesk」連携)

ApeosPortシリーズからスキャンした文書をDocuWorks文書に変換し、そのまま直接idDeskの任意のフォルダーに登録。メンバー全員で、すぐに情報を共有できます。

電子帳簿保存法(e-文書法)対応ソリューション

電子帳簿保存法(e-文書法)への対応に向け、技術要件をカバーする情報共有基盤の構築を実現します。対応に必要な業務(電子化、原本化、保管業務など)の効率化を図ります。

簡単文書管理

電子化作業の効率化と電子文書の活用を意識した、導入しやすいソリューション。円滑なコミュニケーション支援や電子化業務の効率化により、紙文書での業務運用から発生する保管スペース・保管工数やセキュリティーリスクを低減し、お客様の業務を効率化します。

Working Folderで始めるワークスタイル変革

タブレット端末に、電子文書を持ち運ぶためのアプリケーションをインストールすることで、クラウド型の文書共有支援サービスであるWorking Folderに、いつでもどこからでもアクセスできます。

Working Folderで始めるファクス業務の効率化とTCO削減

クラウド型のストレージサービスであるWorking Folderと富士ゼロックスの複合機を連携することで、ペーパーレスファクス受信環境を簡単に構築します。

Working Folderで始める社内外業務コラボレーション

クラウド型のストレージサービスであるWorking Folderに、協業するメンバーとの共有ドロワーを設定。社内にとどまらず共通のプロジェクトメンバーがドキュメントベースで円滑にコラボレーションすることができます。

DocuShareによる情報活用の活性化

必要な情報が、必要な時に、必要な人の手元に届くようになり、情報アクセスにおける効率面の効果のみならず、意思決定やアイデアの創出といった創造的業務の質の向上を可能にします。

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