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ビジネス文書スキルアップセミナー:
DocuWorksを使った販促ドキュメントの管理活用のご提案

汎用的な販促ドキュメントや販促ドキュメントのテンプレートを制作したら、公開するための仕組みがないと、有効に活用されません。販促ドキュメントは常に最新のバージョンを、必要とする人がすぐに活用できなければいけません。

DocuWorksを使うメリット

印刷物を各拠点に配るのではなく、DocuWorksを活用して電子で配布すると、こんなメリットがあります

  • 販促ドキュメントを分散プリントすれば、必要な時に必要な分だけ用意できるので効率的&経済的
  • DocuWorksと複合機があれば、すぐにできます
  • テンプレートはDocuWorks形式に変換できるフォーマットなら何で作ってもOK!(Microsoft® Word、Illustrator、スキャンデータなど対応)
  • 拠点で変更されたくないデータは背景にしてしまえば改ざん不可能
  • 本部で用意したテンプレートにちょっとだけオリジナルの文章を追加してお客様一人一人に対応する営業ができます
  • 制作からプリントまでの一貫した仕組みをご提案します

販促ドキュメントの管理活用をする際のこんな課題を解決します

DocuWorksで解決できること

運用方法のご提案

【ステップ1】元になるテンプレートをデザインする(DocuWorks形式に変換できるフォーマットなら何でもできるので、発想次第で用途が広がります)
【ステップ2】デザインから可変にする部分(お客様名や支店名など、各拠点で付け加えたり書き変えたい情報)を削除する
【ステップ3】DocuWorks形式に変換する(DocuWorks deskにドラッグ&ドロップするか、DocuWorks Printerで出力するだけの簡単操作)
【ステップ4】可変となる部分にテキストアノテーションを貼り付けて、プロパティで体裁を整える
【ステップ5】公開用のフォルダ(活用者がリンクフォルダに登録しているところ)にファイルを保存する
【ステップ6】活用者は可変部分のテキストを書き変えてプリントする)

他のアプリケーションと組み合わせて更に便利な使い方

DocuWorks Context Serviceを使って快適なバージョン管理

  • ドキュメントが改訂や更新をされると、ローカル(Contextサーバーに接続していること)に持っている古いバージョンの文書を開いた時にお知らせします。
  • 社内ネットワーク内でのみ閲覧可能に設定できます。(外部に持ち出したファイルは開きません)
  • セキュリティ設定をしたファイルの閲覧・印刷などの操作履歴、設定変更などのアクセスログを収集できます。
    DocuWorks Context Serviceの詳細はこちら

beatを使って安全な接続

  • 不正アクセス対策(ファイアウォール)で外部からの不正アクセスを防止します。
  • お客様のbeat-boxの状況をコンタクトセンターが24時間365日リモート監視することで、つねに安定した動作環境を提供します。
  • beat-boxの共有フォルダーにより、社内の電子文書を一元管理することが可能です。また、ミラーリングによるハードディスクの二重化構造により、万が一のトラブル時にも、重要なファイル等も安心してご利用になれます。更にアクセス権の設定により共有フォルダーへのアクセス制限をかけることも可能です。ここをDocuWorksのリンクフォルダーに設定すれば、大切な情報も安心して展開できます。
  • (オプション)拠点間を安全に接続します。
  • (オプション)外出先から社内ネットワークに安全に接続することができます。
    beatの詳細はこちら

そのほか、DocuWorksの便利なプラグインや、DocuWorksと連携可能な富士ゼロックスの様々なアプリケーションと組み合わせることにより更に便利な使い方が可能になります。詳しくは営業にお問い合わせください。

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