「ペーパーレスファクス設定」を利用したセットアップ方法

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ペーパーレスファクス設定を利用することで、複雑な操作をしなくても、ペーパーレスファクスの基本的な設定を簡単に行えます。

注記
  • [ペーパーレスファクス設定]画面を利用して設定した場合は、仕様設定の関連する項目は適切に設定されますので、[受信回線別ボックスセレクター]の設定を手動で変更しないでください。

設定の流れ

機械管理者モードに入る

機械管理者モードとは、本機の管理者が機能の設定や変更などを行い、使用環境を管理するための機能です。機械管理者モードに入るには、機械管理者IDやパスワードが必要になります。

注記
  • ユーザーの権限で機械管理の権限を与えられたユーザーでは、本機能を利用できません。
  1. <認証>ボタンを押します。



  2. 数字ボタン、または表示されるキーボードを使って、機械管理者IDを入力し、[確定]を押します。




    補足
    • [認証/セキュリティ設定]の[認証の設定]の[パスワードの運用]で[パスワード使用‐パネル入力時]を[する]に設定している場合は、パスワードの入力が必要です。
    • パスワードを入力する場合は、[次へ]を押し、機械管理者のパスワードを入力して[確定]を押します。


  3. 操作パネルのディスプレイの認証状態表示エリアが、[機械管理者]になったことを確認します。




    補足
    • ユーザーが認証されると<認証>ボタンが点灯します。
    • 機械管理者の認証に失敗すると、次のメッセージが表示されます。
      「認証できませんでした。機械管理者IDを入力してください。」
    • 機械管理者の認証に、設定回数を超えて失敗すると、次のメッセージが表示されます。
      「認証失敗回数が制限値を超えました。これ以上操作できません。」
      • 本機を再起動すると、失敗した回数はリセットされます。
      • アクセス拒否状態を解除するときは、本機の電源を切り、操作パネルのディスプレイが消灯してから、もう一度電源を入れ直してください。

ペーパーレスファクス受信用ボックスを作成する

  1. メニュー画面の[ペーパーレスファクス設定]を押します。



  2. [回線1]にチェックを付け、[ボックス]の[(未設定)]を押します。



  3. 次の操作をします。



    1. [ボックス番号]を次のどちらかの方法で指定します。

      • 数値を直接入力する
        [ボックス番号]入力ボックスを押すと表示される数字ボタンを使って、番号を直接入力できます。操作パネルの<数字>ボタンを使っても入力できます。
        補足
        • 入力を間違えた場合は[C]、または操作パネルの<クリア(C)>ボタンを押して、入力し直します。入力後[OK]を押すと、数字ボタンが非表示になります。
      • 空いている番号を自動で設定する
        [空き番号を自動入力]を押すと、未使用の番号の中から一番大きい番号が、自動で[ボックス番号]に設定されます。
    2. 未使用のボックス番号を指定した場合は、[ボックス名]を入力します。

      [ボックス名]入力ボックスを押すと表示されるキーボードを使って、テキスト文字列を入力できます。

    3. 必要に応じて[文書取り出し後の削除]を指定します。

      チェックを付けると、文書をプリントしたり取り出したりしたあと、自動的にボックスから文書が削除されます。チェックを外すと、文書はボックスに保存されます。

      注記
      • 複合機の[仕様設定]の設定によっては、ここでの設定にかかわらず、文書が強制的に削除されることがあります。
        • [仕様設定]>[ボックス設定]>[外部取り出し後の文書削除]で[強制的に削除する]が設定されている場合:
          各ボックスに設定されている値は無効になり、外部から文書が取り出されると、取り出された文書は強制的に削除されます。
        • [仕様設定]>[保存文書設定]>[ボックス文書の保存期間]で文書の保存期間が設定されていて、かつ[登録/変更]>[ボックス登録]>[保存期間経過文書の削除]が有効になっている場合:
          保存期間が経過した文書は、指定された時間に削除されます。
      • チェックを付けた場合でも、CentreWare Internet Servicesから取り出したときは、文書は削除されません。

    4. 必要に応じて[転送の自動実行]を指定します。

      ファクス受信した文書をメールに添付したり、サーバーや共有フォルダーに転送したりする場合は、チェックを付けます。

      [転送の自動実行]にチェックを付けた場合は、[転送先]の設定ボタンが選べるようになります。

      [転送先]の設定ボタンには、ボックスにジョブフローが関連付けられている場合はジョブフロー名、関連付けられていない場合は[(未設定)]が表示されます。

    5. [閉じる]を押します。

自動転送の設定をせずに、ボックスに保存するだけの設定も可能です。

その場合は、転送先の設定をする必要はありません。

ボックスに保存したあとの確認方法は、「ボックス内の文書を確認/プリントしたい [6009]」、「ボックス内の文書をパソコンに取り込みたい [6010]」を参照してください。

メニュー画面にペーパーレスファクス受信用ボックスのボタンを配置する(必要に応じて)

この設定は省略できます。

ボタンを配置すると、ペーパーレスファクス受信用ボックスに保存された文書を、メニュー画面のボタンを押すだけで確認できるようになります。




補足
  • メニュー画面に配置したボタンからは、設定内容の変更はできません。

メニュー画面に、ペーパーレスファクス受信用ボックスのボタンを配置する場合は、次の操作をします。

  1. メニュー画面の[ペーパーレスファクス設定]を押し、[メニュー画面でのボタン配置]を押します。



  2. ページ送りボタンを操作して、配置したいページを表示します。



  3. ボックスを配置する場所のボタンを押します。複数の回線にボックスを設定している場合は、対象のボックスを選びます。




    補足
    • 選んだボタンが使用済みの場合は、置き換えてもよいかどうかメッセージが表示されます。[はい]を押すと、ボタンが置き換わります。
  4. ボックスの配置位置を確認します。



  5. ほかの回線に設定したボックスも配置する場合は、手順2~手順4を繰り返します。

  6. [閉じる]を押します。

転送先を設定する(必要に応じて)

転送の自動実行をする場合は、次の操作をします。

  1. メニュー画面の[ペーパーレスファクス設定]を押し、[転送先]の設定ボタンを押します。




    補足
    • ボックスにペーパーレスファクス設定で作成された以外のジョブフローが関連付けられている場合は、ジョブフローの関連付けを削除してよいか確認メッセージが表示されます。[はい]を押すと、[新規転送先の設定]画面が表示され、新しい転送先を指定できます。
  2. [転送先名]を入力します。

    [転送先]入力ボックスを押すと表示されるキーボードを使って、テキスト文字列を入力できます。



  3. [宛先1]または[宛先2]にチェックを付け、文書の転送先を次のどちらかの方法で指定します。

    • icon(宛先表)を押すと表示される宛先表から、転送先を選ぶ
      メールアドレス、FTPサーバー、および共有フォルダー(SMB)を選べます。
    • 宛先表示エリアを押すと表示されるキーボードを使って、直接入力する
      メールアドレスを入力できます。



    補足
    • 直接入力できるのはメールアドレスだけです。FTPサーバーまたは共有フォルダー(SMB)を転送先にする場合は、先に複合機の宛先表を設定し、そのあと本画面を表示して、icon(宛先表)から設定してください。
    • 複合機の宛先表は、メニュー画面の[仕様設定/登録]>[登録/変更]から設定できます。
    • 宛先表示エリアを押してキーボードが表示されるのは、宛先が未設定、またはメールアドレスが設定されている場合です。FTPサーバーや共有フォルダー(SMB)が設定されている場合は、宛先表示エリアを押すとサーバーの詳細情報が表示されます。
  4. 保存するファイルの形式を選びます。

    文字をテキストデータとして認識できる形式で保存する場合は、「OCR」が付いたメニューを選びます。




    補足
    • OCRがついたメニューは、オプション装着状況によっては、選べないことがあります。
      詳しくは、弊社の営業担当者にお尋ねください。
  5. 文書をプリントするか、自動転送の結果をメールで受け取るかを設定します。

    文書をプリントする場合

    [プリント]にチェックを付け、排出先を選びます。
    選べる排出先は、製品とオプション構成によって異なります。



    自動転送の結果をメールで受け取る場合

    [通知先]にチェックを付け、次のどちらかの方法で通知先を指定します。

    補足
    • この通知は、ボックスにデータが保存されたときの通知ではなく、自動転送の結果に対する通知です。
    • icon(宛先表)を押すと表示される宛先表から、転送先を選ぶ。
    • 通知先表示エリアを押すと表示されるキーボードを使って、メールアドレスを直接入力する。



    注記
    • 通知先だけ設定することはできません。必ず宛先またはプリントと同時に設定してください。
  6. [閉じる]を押します。

    [ペーパーレスファクス設定(回線別)]画面の[回線1]にボックス名が表示されます。

設定ボタンを押し、設定を終了する

設定が終了したら、[設定する]を押します。



ペーパーレスファクス受信用ボックスが複合機に設定されます。

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