ファクス送信時に、原稿画像、宛先、送信結果をメールで通知する

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ファクス送信結果のメール通知で、モニターレポートと送信した原稿の画像をメールに添付できます。

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操作パネルで設定する方法とCentreWare Internet Servicesで設定する方法があります。

操作パネルで設定する場合

  1. 機械管理者モードに入る
  2. ポートを起動する
  3. 送信メールサーバー(SMTPサーバー)を設定する
  4. 本体のメールアドレスを設定する
  5. ジョブ終了時のメール通知を設定する

機械管理者モードに入る

機械管理者モードとは、本機の管理者が機能の設定や変更などを行い、使用環境を管理するための機能です。機械管理者モードに入るには、機械管理者IDやパスワードが必要になります。

  1. 認証情報の表示エリアを押します。

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  2. 機械管理者IDを入力し、[確定]を押します。

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    補足
    • [認証/セキュリティ設定]の[認証の設定]の[パスワードの運用]で[パスワード使用-パネル入力時]を[する]に設定している場合は、パスワードの入力が必要です。

    • パスワードを入力する場合は、[次へ]を押し、機械管理者のパスワードを入力して[確定]を押します。

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  3. タッチパネルディスプレイの認証情報の表示エリアが、[機械管理者]になったことを確認します。

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    補足
    • 機械管理者の認証に失敗すると、次のメッセージが表示されます。

      「認証できませんでした。機械管理者IDを入力してください。」

    • 機械管理者の認証に、設定回数を超えて失敗すると、次のメッセージが表示されます。

      「認証失敗回数が制限値を超えました。これ以上操作できません。」

      • 本機を再起動すると、失敗した回数はリセットされます。

      • アクセス拒否状態を解除するときは、本機の電源を切り、操作パネルのディスプレイが消灯してから、もう一度電源を入れ直してください。

ポートを起動する

  1. ホーム画面の[仕様設定/登録]を押します。

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  2. [仕様設定]>[ネットワーク設定]>[ポート設定]を押します。

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  3. [メール通知サービス]を選び、[確認/変更]を押します。

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    補足
    • 「WSD」とは、「Web Services on Devices」の略です。
  4. [起動]を選び、[決定]を押します。

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  5. [仕様設定/登録]画面が表示されるまで[閉じる]を押します。

送信メールサーバー(SMTPサーバー)を設定する

  1. [仕様設定]>[ネットワーク設定]>[メール送受信設定]を押します。

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  2. [SMTPサーバー設定]を押します。

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  3. [SMTPサーバー - サーバー名/アドレス]を選び、[確認/変更]を押します。

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  4. 表示されたキーボードでサーバー名またはIPアドレスを入力し、[決定]を押します。

    補足
    • 使用環境に応じて、[SMTPサーバー - ポート番号]、[送信時の認証方式]、[送信時の認証ユーザー]、[SMTP AUTH - ログイン名]、および[SMTP AUTH - パスワード]を設定します。

  5. [仕様設定/登録]画面が表示されるまで[閉じる]を押します。

本体のメールアドレスを設定する

  1. [仕様設定]>[ネットワーク設定]>[本体メールアドレス/ホスト名]を押します。

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  2. [メールアドレス]を選び、[確認/変更]を押します。

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  3. 表示されたキーボードでメールアドレスを入力し、[決定]を押します。

    補足
    • 必要に応じて、[名前]、[ホスト名]、および[ドメイン名]を設定します。

  4. [仕様設定/登録]画面が表示されるまで[閉じる]を押します。

ジョブ終了時のメール通知を設定する

  1. [仕様設定]>[共通設定]>[ジョブ終了時のメール通知設定]を押します。

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  2. [通知対象ジョブ]を選び、[確認/変更]を押します。

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  3. [ファクス]にチェックを付け、メール通知を行う条件を選びます。

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  4. メールにファクス送信原稿を添付するかどうかを選びます。モニターレポートと、ここで選んだ画像がPDFファイルでメールに添付されます。

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  5. 各項目を設定したら、[閉じる]を押します。

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  6. [メールアドレス1]を選び、[確認/変更]を押します。

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  7. 表示されたキーボードでメールを送信するメールアドレスを入力し、[決定]を押します。

    補足
    • 同様の手順で[メールアドレス2]から[メールアドレス5]まで、通知先のアドレスを最大5カ所まで設定できます。

  8. [メール本文]を選び、[確認/変更]を押します。

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  9. 表示されたキーボードでメールに付加するコメントを入力し、[決定]を押します。

    補足
    • コメントは、半角512文字(全角256文字)以内で設定します。

  10. [決定]を押します。

  11. [×]を押すと[再起動]画面が表示されるので、[はい(再起動する)]を押します。

CentreWare Internet Servicesで設定する場合

  1. ポートを起動する
  2. 送信メールサーバー(SMTPサーバー)/本体のメールアドレスを設定する
  3. ジョブ終了時のメール通知を設定する

ポートを起動する

  1. Webブラウザーのアドレス入力欄に、本機のIPアドレス、またはインターネットアドレスを入力し、<Enter>キーを押します。

    補足
    • 通信を暗号化している場合、CentreWare Internet Services (CWIS)にアクセスするには、Webブラウザーのアドレス欄に「http」ではなく「https」から始まるアドレスを入力してください。

    • 本機の設定で、認証設定されている場合は、<Enter>キーを押したあとに機械管理者ID/パスワードの入力が必要となります。

    • IDとパスワードの初期値は、機械管理者にお問い合わせください。

  2. [プロパティ]タブを開き、機械管理者IDとパスワードを入力して[OK]をクリックします。

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  3. [ネットワーク設定]>[ポート起動]をクリックします。

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  4. [メール通知]にチェックを付け、[新しい設定を適用]をクリックします。

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    補足
    • [メール通知]は、[メール送信]が停止していても設定が有効になります。

    • 「WSD」とは、「Web Services on Devices」の略です。
  5. 再起動を促す画面が表示されるので、[再起動]をクリックします。

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  6. [OK]をクリックします。

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送信メールサーバー(SMTPサーバー)/本体のメールアドレスを設定する

  1. 本機が再起動したら、Webブラウザーの再読み込みをします。

  2. 表示された画面で機械管理者IDとパスワードを入力して[OK]をクリックします。

  3. [ネットワーク設定]>[プロトコル設定]>[SMTP]>[一般]を選びます。

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  4. [SMTPサーバーIPアドレス(ホスト名)]にSMTPサーバーのアドレスを、英数字と[.](ピリオド)、[-](ハイフン)で、半角128文字以内で入力します。

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    補足
    • 使用環境に応じて、[送信ポート番号(メール/インターネットファクス)]、[SMTP - SSL/TLS通信]を設定します。

  5. [本体メールアドレス]に本体のメールアドレスを入力します。

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  6. 画面下部にある[新しい設定を適用]をクリックします。

  7. 再起動を促す画面が表示されるので、[再起動]をクリックします。

  8. [OK]をクリックします。

ジョブ終了時のメール通知を設定する

  1. 本機が再起動したら、Webブラウザーの再読み込みをします。

  2. 表示された画面で機械管理者IDとパスワードを入力して[OK]をクリックします。

  3. [一般設定]>[メール通知設定]>[ジョブ終了時のメール通知設定]を選びます。

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  4. [通知先メールアドレス]にメールを送信するメールアドレスを入力します。メールアドレスは、5カ所まで指定できます。

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    補足
    • [プロパティ]>[サービス設定]>[メール]>[一般]>[ドメインによる送受信制限]で、[送受信許可するドメインを指定]を設定している場合は、設定したドメイン以外のメールアドレスは指定できません。

  5. [通知対象ジョブ]の[ファクス]にチェックを付け、[通知条件]でメール通知の条件を選びます。

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  6. [本文]にメールに付加するコメントを入力します。

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    補足
    • コメントは、半角512文字(全角256文字)以内で設定します。

  7. [ファクス送信原稿の添付]で、メールにファクス送信原稿を添付するかどうかを選びます。モニターレポートと、ここで選んだ画像がPDFファイルとしてメールに添付されます。

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  8. 画面下部にある[新しい設定を適用]をクリックします。

  9. 再起動を促す画面が表示されたら、[再起動]をクリックします。

  10. [OK]をクリックします。

ダイレクトファクスの送信結果を通知する場合

ファクスドライバーを使用したダイレクトファクス送信を利用している場合、ファクスドライバーにメール通知先を設定することで、送信結果情報をメール通知することができます。

送信結果に加えて、モニターレポート、送信した原稿の画像をメール添付するためには、「操作パネルで設定する場合」または「CentreWare Internet Servicesで設定する場合」の[ジョブ終了時のメール通知設定]を設定したうえで、ファクスドライバーにメール通知先を設定することで、ファクスドライバーで設定したメール通知先を追加してメール送信することができます。

この場合、機械管理者が設定した5カ所と、ファクスドライバーで設定した1カ所にメールが送信されます。

ここでは、ファクスドライバーでメールの通知先を設定する方法を説明します。

  1. パソコンの[スタート]メニューから、[デバイスとプリンター]を選びます。

    補足
    • Windows® 8.1(マウスを利用)、Windows®10の場合、スタートアイコンを右クリックします。表示されたメニューから[Windowsシステムツール]>[Windowsシステムツール]>[コントロールパネル]>[ハードウェアとサウンド]の[デバイスとプリンターの表示]からプリンターを選びます。

  2. プリンターを右クリックし、[印刷設定]を選びます。

  3. [詳細設定]タブを開きます。

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  4. [ジョブ終了をメールで通知]にチェックを付け、[メールアドレス]に、メールを送信するメールアドレスを入力します。

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  5. [OK]をクリックします。

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